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Règlement location salle des fêtes .

Mairie de Saint Rémy au Bois – 62170

Location de la salle communale

Règlement intérieur

Article 1er :

Le présent règlement s’applique pour tout événement privé organisé dans la salle communale, ce quelle que soit son origine d’ordre individuel, amical, familial, associatif, syndical, ludique, sportif, musical, politique, culturel, récréatif ou autre. Il s’applique également quel que soit l’horaire retenu pour le déroulement de l’événement motivant la réservation de la salle.

La mise à disposition de la salle communale de Saint Rémy au Bois à toute personne physique ou morale s’effectue en conséquence suivant les dispositions énoncées aux articles suivants.

Article 2 :

La police et la surveillance de la salle communale appartiennent au Maire ou au premier adjoint dument habilités à assurer et faire assurer l’exécution du présent règlement. En cas d’absence ou d’empêchement, ces pouvoirs de police et de surveillance sont exercés par un des autres Maire adjoint.

Article 3 :

Le Conseil Municipal, chargé de l’élaboration du présent règlement pourra préconiser toutes modifications éventuelles à apporter à celui-ci. Il procédera le cas échéant, à l’examen des cas particuliers pouvant se présenter. Le Conseil Municipal donne pouvoir à Monsieur Tellier et à la Secrétaire de Mairie pour gérer le planning d’occupation de la salle.

Article 4 :

La salle communale est réservée, par ordre de priorité :

a)      aux cérémonies et animations de la commune.

b)      Aux associations de la commune, dès lors qu’elles auront respectées les dispositions du présent règlement

c)      Aux habitants de Saint Rémy au Bois, selon les mêmes dispositions

d)     Les demandes n’entrant dans aucune de ces trois catégories, seront traitées au cas par cas, les autorités compétentes (Maire et Premier Adjoint) se réservant toute latitude quant à la réponse pouvant être apportée au pétitionnaire.

Article 5 :

La réservation de la salle communale devra faire l’objet d’une demande déposée auprès du premier adjoint au Maire ou du secretariat de mairie. Il sera demandé le dépôt d’un acompte de 50 € accompagnant la demande. En cas d’avis favorable, elle deviendra validée après signature d’un contrat de location indiquant la nature, le prix et les conditions de la location. L’acceptation définitive restera assujettie à l’encaissement d’un versement équivalent à  100  % du montant de la location.

Dans le cas d’annulation, si celle si est notifiée au moins un mois avant la date de l’événement ayant suscité la réservation, le montant de l’acompte versé sera restitué moyennant une déduction forfaitaire de 30 €. Le remboursement sera effectué par le Trésorier de Campagne les Hesdin sur ordre de l’ordonnateur ; un RIB devra être fourni obligatoirement.Si cette annulation intervient moins d’un mois avant l’événement précité, la totalité de l’acompte versé à la réservation sera retenu.

Il est toutefois entendu que ces déductions ou retenues ne s’appliquent pas en cas de force majeure, des justificatifs prouvant le caractère exceptionnel pourront être sollicités au cas par cas.

Article 6 : Conditions particulières de location :

- Il sera réalisé un état des lieux avant et après location. Les horaires fixés pour ces états des lieux devront impérativement être respectés.

- Les véhicules devront absolument respecter le stationnement imposé, ceci signifie que tous les véhicules devront être garés sur le parking situé derrière la Mairie et la salle communale. Les voies de circulation ainsi que les trottoirs situés devant la Mairie devront être laissés libres de tout véhicule.

- Le locataire veillera à respecter les plates bandes de fleurs et les plantations en général

- Le locataire prend en charge le mobilier et les accessoires contenus dans la salle et à l’extérieur de celle-ci. Il est pécuniairement responsable en cas de dégradation, même accidentelle ou de vol. Les ustensiles de service ou de cuisine feront l’objet d’un état des lieux séparé. Tout manquement relevé sur l’état réalisé à la fin de la location entrainera le remboursement  des pièces manquantes au tarif indiqué.

- Les sols devront être balayés, correctement lessivés en tant que de besoin, les tables et les chaises nettoyées.

- L’évier, la chambre froide, le machine à laver la vaisselle, la cuisinière seront laissés en parfait état de propreté.

- En cas d’utilisation du lave vaisselle, seuls les produits fournis par la Mairie devront être utilisés.

- Les utilisateurs devront se conformer strictement aux conditions et explications affichées en cuisine afin d’assurer un usage respectueux des matériels mis à leur disposition. En cas d’incompréhension ou d’incertitude il leur est demandé d’appeler le n° affiché au bas des affichettes donnant les consignes d’utilisation.

- Après utilisation, l’ensemble des portes et fenêtres devront être fermées et verrouillées.

-Tous les déchets seront mis dans des sacs poubelles fermés et déposés dans le container situé à l’arrière de la cuisine.

- Les bouteilles en verre ne devront en aucun cas être mélangées aux déchets, elles seront déposées dans la poubelle verte destinée à recevoir les produits en verre.

- Les cartons et papiers recyclables seront déposés dans la poubelle jaune destinée à cet effet.

- Les sonorisations ou autres diffuseurs de musique seront limités. Aucun dispositif de sonorisation ne sera branché autrement que sur la prise prévue à cet effet. Les utilisateurs veilleront scrupuleusement au respect du voisinage, pour ce faire : toutes les fenêtres et portes resteront systématiquement fermées lors de l’utilisation d’un dispositif de sonorisation. Aucune émergence sonore ne devra venir troubler la quiétude du voisinage. Le locataire assurera lui-même le contrôle des incidences nées de sa manifestation aux abords de la salle, en tant que de besoin, il procédera immédiatement à la modération du volume sonore diffusé.

- Dans le but de respecter la tranquillité du voisinage, des consignes de silence seront à observer en extérieur, aux abords immédiat de la salle. Pour cette même raison, tous les véhicules devront être garés sur le parking situé derrière la salle louée.

- En cas de perte des clefs, leur remplacement sera facturé, il en sera de même s’il est nécessaire de changer une ou plusieurs serrures, dans cette hypothèse, la caution ne sera restituée qu’après déduction des frais se rapportant à ces remplacements.

- Il est demandé au locataire de ne rien fixer au mur à l’aide de d’adhésif, clous ou punaises. Il est également demandé de ne pas faire sauter les bouchons de champagne afin d’éviter tout dégradation induite par leur projection.

- Il est strictement interdit de fumer dans la salle, des cendriers extérieurs sont à la disposition des fumeurs dans la cour arrière de la salle.

- Enfin, il est clair que chacun s’emploiera à respecter la qualité des installations et du matériel et à prendre toutes les précautions requises au cours de l’utilisation ou le rangement du dit matériel.

Article 7 :

Pendant toute la durée de la location, chaque réservataire est responsable de la discipline intérieure et extérieure telle qu’elle est développée dans l’article 6, il ne devra, sous aucun prétexte admettre un nombre de personnes en salle supérieur au nombre autorisé soit : 49 personnes.

Pour le contrôle éventuel de l’ensemble des dispositions figurant au présent article et à l’article 6, le locataire autorisera tout représentant de la municipalité visé à l’article 2 d’accéder à tout moment à la salle ainsi qu’à chacune de ses annexes.

Article 8 :

La prise en charge du matériel, des locaux et des abords fait l’objet d’un inventaire contradictoire avant et après utilisation avec la personne mandatée par la municipalité. Le mobilier répertorié sur la fiche d’inventaire ne devra en aucun cas sortir de  la salle.

Une caution dont le montant est précisé en annexe, sera versée préalablement à titre de garantie. Toute dégradation constatée donnera lieu à réparation. Si le montant de la caution ne couvre pas les frais ainsi générés, le surplus sera recouvré amiablement ou, à défaut par état exécutoire, sur ordre du Maire, auprès du réservataire.

Article 9 :

En annexe de sa demande de réservation, le candidat locataire communiquera à la Mairie, un exemplaire de la police d’assurance le garantissant pour les risques dont il pourrait être responsable à titre personnel ou pour ses ayants-droits, au  titre de ses invités, de ses prestataires, de ses employés ou de ses cocontractants, ce vis-à-vis des tiers ou de la Commune.

Si le réservataire intervient au nom d’une personne morale (tels que ; association, comité d’entreprise, syndicat, société …etc …) la police d’assurance à produire sera celle concernant l’ensemble des adhérents, membres, associés ou sociétaires.

La responsabilité de la Commune ne peut en aucun cas être engagée en cas de vols, effractions ou dégradations des véhicules.

Article 10 :

Il appartiendra à chaque locataire de désigner le ou les responsables chargés de faire respecter le présent règlement. Le locataire ainsi que les responsables désignés devront rester joignables par l’autorité municipale pendant toute la durée de la location. Ils devront, pour cela, communiquer les numéros de téléphone permettant de les contacter.

Article 11 :

Les dispositions sus-developpées ont valeur de règlement. Leur transgression impliquera une retenue partielle ou totale de la caution. Il se pourrait qu’en cas de manquement grave, notamment à l’obligation qui est faite de respecter les contraintes vis-à-vis des nuisances sonores, l’autorité municipale soit amener à mettre fin à l’occupation immédiate de la salle. Une des conséquences de transgression de ce règlement pourrait être une mesure d’interdiction d’utilisation de la salle pendant une durée plus ou moins longue.

En tout état de cause, ces mesures ne sauraient exonérer le locataire ou les utilisateurs de leur responsabilité pénale pouvant être retenue en cas de dégradations volontaires, troubles de voisinage, atteintes à l’ordre public ou tous autres faits répréhensibles.

Article 12 :

Les tarifs et cautions sont fixés chaque année par le Conseil Municipal. A titre indicatif pour l’année 2012 les tarifs pratiqués sont les suivants :

-                           location de la salle, de la cuisine, de la cour et du parking : 140 € /jour ou 200 € pour le week-end

-                           acompte à verser à la demande de réservation : 50 €

-           caution :   200€. Cette caution servira à couvrir tout ou partie des éventuelles dégradations et le nettoyage de la salle si celui-ci n’était pas réalisé dans des conditions satisfaisantes par le locataire.

La caution n’est pas encaissée, elle sera restituée totalement ou partiellement en fonction de l’état des lieux réalisé à la fin de la location.

Les habitants de Saint Rémy au Bois bénéficient d’un tarif particulier de location, soit : 100€ par jour et 140€ pour le week-end et ceci pour la première location de l’année. Les suivantes seront facturées au prix habituel de 140€ pour la journée et 200€ pour le week-end. Il est strictement entendu que ce tarif particulier ne sera pratiqué que dans la mesure où la location est destinée à être utilisée par et pour la personne habitant St Rémy qui loue la salle.

La salle sera mise à la disposition gratuitement aux associations communales à la condition que celles-ci adressent à la Mairie, leur programme annuel de manifestations. Elles sont tenues de respecter toutes  les dispositions et obligations énoncées dans ce règlement.

Article 13 :

Un contrat de location, dont le modèle constitue l’annexe unique au présent règlement, sera établi pour chaque location. Il sera signé par les parties concernées et vaudra, à la fois,  convention et adoption sans réserves par le réservataire des composantes du présent règlement.

Article 14 :

Le présent règlement ainsi que son annexe ont été approuvées par délibération du Conseil Municipal de Saint rémy au Bois prise le 09 février 2012

Traduction
Météo local
Service Public

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